【担当者向け】システム担当者になって業務効率化を求められた時に取り入れたいこと
会社の中で、
社内SEとして働いていたり、
社内全体のシステム担当になっている方に
社長や上長から、
会社全体の業務効率化に向けて案を出して欲しい
という要望を出されることがあります。
そのような時に、
色々とネットで調べたり、
社内で業務を行なっている人にヒアリングするなど、
色々と情報収拾すると思いますが、
自分自身の経験から、
どのようなことを
社内の業務効率化として
提示すると良いのかを説明していきます。
システム担当者になって業務効率化を求められた時に取り入れたいこと
社員の勤怠チェックの方法
業務効率化のために、
取り入れたいこととして、
まずは勤怠管理です。
特に
出勤に関して、
タイムカードに打刻している
というのであれば、
システムを導入することで、
タイムカードに打刻されたものを
他のシステム等に入れるという手間がなくなります。
この勤怠管理は、
勤怠管理の機能を含むシステムがあるので、
そちらを業務改善化として
提案してみると良いでしょう。
詳しくは、こちらの記事にも
まとめていますので、参考にしてください。
領収書や請求書のクラウド化
会社内で、
社員がお客様や取引先に出向き、
領収書や請求書を持ち帰ることは多いです。
そして、
それらを紙で管理していき、
月末などにまとめて総務が対応するとなると、
非常に手間になってしまいます。
特に、
領収書と合わせて、
Excelなどに記載をする運用にしている企業などは、
非常に手間が多いので、
それらのためのサービスを活用することがオススメです。
勤怠管理も含めて、
領収書や請求書などを
まとめて管理できるサービスがあるので、
そちらを業務効率化として、
提案してみると良いでしょう。
詳しくは、こちらの記事にも
まとめていますので、参考にしてください。
社内資料のクラウド化
社内資料に関しても、
それぞれの資料をExcelで作り、
どこかの共有フォルダや
共有サーバにアップロードするなど、
非常に手間がかかり、
必要な情報が見つけにくことがあります。
特に、
社内で共通して扱う情報が
どこにあるのかわからない
ということが、
非常に業務上、不要な時間を使っています。
ですので、
社内で共通に使う内容などは、
・誰でもアクセスできる
・Wikiなど、文章をまとめることが可能
・必要なファイルパスなどをまとめることが可能
この辺りは対応したいところです。
そして、
これらをよく満たし、
実際の導入実績も多いサービスとして
オススメできるのが、
Backlog（バックログ）
と呼ばれるサービスです。
画面UIなど、
非常に使いやすくなっているので、
オススメのサービスです。
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こちらもおすすめ
初心者向けの色々な情報はあるけれど、
- 無料でお試しができるスクール
- ホームページなど簡単に作成できる
- 組織で使いたいサービス
について、
少しでも試して良いものがあると、
それを活用することで学習や業務などが効率化できるので、
おすすめのサイトなどをいくつか紹介しておきます
