【担当者向け】社内のパソコンやサーバの運用費用でコストカットすべきこと
今まで複数の企業で働いてきて、
社員用のパソコンやシステムを動かすサーバなど、
様々な要望を受けることがありました。
また、
社内SEとして、
社長を含めた社内の役職のあるメンバーと
システム関連のランニングコストを議論することがあります。
そんな中で、
あまりパソコンの購入やサーバ費用など、
馴染みのない職種の方からは、
色々といらない気がするのだけど、
とりあえず、ランニングコスト安くならない？
と言われることが多いです。
このランニングコストに関して、
システム担当として言えることは、
本当に必要のあることはランニングコストは削らない方が良い
ということです。
この「本当に必要のあること」は、
会社のメイン事業、サービスを動かすためのサーバなど、
会社の根幹をなす部分です。
逆に
メイン事業やサービス以外で、
社員が継続的に使用しているツールなどは
日常業務が回れば、ツール類はコストカットが可能である
ということが言えます。
この記事では、
実際にコストカットができることは何かを
今までの経験も踏まえてこの記事で説明します。
【担当者向け】社内のパソコンやサーバの運用費用でコストカットすべきこと
コストカットすべきでないことをまずは考える
運用していく中でのコストカットを考えるときに、
会社の事業に関わる自社サービスや
社内システムを動かしているサーバなど、
止まることで業務が完全に止まってしまう
ということに関しては、
コストカットの面で考えると
担当者としては
事業のために動かしているサーバなので、
止まると従業員の業務まで止まってしまいます。
そのためのランニングコストとして我慢してください。
という感じで、
必要性を説明して断るようにしましょう。
この事業に関わる部分に関しては、
各企業ごとに違うので、
そのコストカットを考えているものが、
「本当に止まっても業務自体は回るのか」
という観点で判断すると良いでしょう。
担当者としては、
コストカットしたいと言われたことに対して、
「何も考えて判断しないYES」はNG
ということを頭に入れておきましょう。
通信に関しては電話の契約がコストカット可能
コストカットの面に関して、
ネット代って安くなったりしないの？
など、
コストカットしたい側は、
仕組み等を理解せずに質問してきます。
そんな中で、
通信において、ネット代を減らすのは難しいですが、
会社で使用する電話の契約費用はコストカットが可能
であることは多いです。
特に
営業が長年使っている電話・スマホなどは、
SIMフリーの格安プランではなく、メインキャリアの高い料金のまま
ということがあるので、
チェックしてみることをオススメします。
今は、SIMフリーでの契約に関しても、
このように法人向けのプランも用意されているので、
今の会社で契約しているプラン、金額と比較して、
コストカットが可能であるのかを検討してみましょう。
ちなみに、
営業のSimフリーでの格安料金の音声通話のプランに、
会社の電話（営業などが社外に持って行く用の端末）を変えましたが、
先月、会社の電話、格安に変えたんですけど、
使ってみてどうですか？
何か、問題など、ありました？
いや、特に問題ないですね
という感じに、
特に問題もなかったので、
心配な方は、１〜２台、試しに契約して、
運用して行く中で問題ないかなど、
試してから、
コストカットの面で今のプランから完全に移行すると良いでしょう。
Excel / WordなどのMicrosoftオフィスはGoogle スプレッドシートなどで代替することでコストカット可能
ExcelやWordなど、
社内資料などを作成するためによく使うと思います。
このExcelやWordなどは、
Microsoftオフィスという括りで、
費用をかけて導入していると思います。
このMicrosoftオフィスに関しては、
今は、Microsoft 365(旧：Office 365）として、
このようなプランの中から、
企業として、人数や目的に沿って、
導入している会社も多いと思います。
このMicrosoft 365(旧：Office 365）に関しては、
会社内で、Word / Excelしか使わない
という企業であれば、
コストカットの面でGoogle スプレッドシートなどに代替可能
と言えます。
代替するツールとしては、
Micrisoft Excel → Google スプレッドシート
Microsoft Word → Google ドキュメント
に置き換えることが可能です。
例えば、
Google スプレッドシートは
このように見た目がほとんどExcelに似ており、
基本的な操作もMicrosoft Excelの時のように
行追加・削除や列追加・削除など、
同じように扱えるので、試してみることをオススメします。
セキュリティツールをトレンドマイクロなどから各種ネット回線のセキュリティツールに変更することでコストカット可能
会社内で使っているツールとして、
もう１つ、会社によってはコストカットが可能なのが、
社員のPCに入れているセキュリティツール
です。
これに関しても、会社ごとに違いがありますが、
社内で厳密な機密情報を扱う会社ではない
というのであれば、
コストカットの面で、
ネット回線に付随するセキュリティツールを導入する
という方法をオススメします。
よくネット回線とは別に、
このようなセキュリティサービスを運営している会社の
セキュリティツールを導入することが多いです。
このノートンのセキュリティやトレンドマイクロの
セキュリティツールに関しては、
ノートンやトレンドマイクロなどは、
１台あたりの導入コスト、運営コストが高い
ということが言えます。
この点に関して、
ネット回線に付随するセキュリティツールは割安で導入できる
ので、厳密な機密情報の管理がなければ、
会社が契約しているネット回線に
付随するセキュリティツールに置き換えることで
コストカットを検討しましょう。
例えば、
NTT西日本の回線を使っているならば、
このように、
ノートンやトレンドマイクロよりも、
１台あたりの運用コストを安く抑えることができる
ということが多いです。
ぜひ、会社のネット回線の契約を確認して、
オプションなどでセキュリティツールがないのかを
確認してコストカットにつなげていきましょう。
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