【担当者向け】社内の業務効率化のためになぜタスク管理サービスを用いるべきか
業務効率化の第１歩としては、
社内の業務には様々なものがありますが、
社内のタスクを洗い出して、わかりやすい形でまとめる
ということです。
そんな中で、
Excelやスプレッドシートなどにまとめる
という方法もありますが、
実際にタスクを管理して、
それらの状況を把握していくために、
把握・活用するためにタスク管理サービスを利用する
ということをオススメしています。
なぜ、Excelなどでは、
タスク管理をしていく上で不便な点が出てくるのか、
そして、それを踏まえた上で、
オススメのタスク管理サービスは何かを説明します。
【担当者向け】社内の業務効率化のためになぜタスク管理サービスを用いるべきか
紙ベースでのタスク管理は、タスクの共有の面で不便が多い
タスク管理をホワイトボードなどに書いていたり、
付箋や紙ベースで書いて渡すなど、
アナログな方法で業務を回している企業もあります。
例えば、
ちょっとお願いがあるタスクなんだけど、
この紙に書いておいたから、今週中によろしく。
などのように任せてしまうと、
当事者しかそのタスクを把握できていない
という問題点が起きてしまい、
会社全体として、
そのタスクが優先度が低くても、
当事者はそのタスクを進めてしまうことで、
タスク毎の重要度が把握できず、業務が非効率になっている
という問題が起こっています。
このような企業では、
タスクの全体像が管理できていない
という問題を抱えていることが多いです。
業務の効率化を進める上では、
タスクの全体数、進捗状況などを把握することが重要
と言えるので、
これを行うためにも、
タスク管理サービスを導入することをオススメします。
Excelなどでの管理は、タスクのカテゴリ分けなどで、ファイルや内容が増えるごとに不便さが増していく
Excelなどでタスク管理をしていく場合、
タスクをカテゴリ化するなど、
細分化することで、
ファイルが肥大化したり、ファイル数が増えたり管理が行いにくい
という問題を抱えることが多いです。
さらに、
Excelなどでは一覧化はできますが、
Excelで一覧化はできているけれど、
全体のスケジュールがひと目でわからないし、
タスクの状況が把握しにくいな。
とタスク全体を管理する人間としては、
多部署とのスケジュール調整などが、
行いにくくなってしまうことが問題としてあります。
この点に関しては、
・ガントチャートでの表示
・ボードでの表示
という表示方法で、
わかりやすく確認できる機能が、
タスク管理サービスにはあるので、
導入して全体像を把握しやすいように調整することをオススメします。
タスク管理サービスを用いることで、ミーティング時にも活用しやすい形で確認できる
実際にタスク管理サービスを導入すると、
どのようにタスクの全体像が把握しやすくなるかというと、
・ガントチャートの形式でスケジュールがわかりやすい
・ボード表示でタスクを状況別に確認しやすい
という２点があります。
まず、
ガントチャートの形式でスケジュールがわかりやすい
という点に関してですが、
このように
タスクをスケジュールで見やすくすることができ、
ミーティングでも、
「いつまでに、どのタスクが終わるのか」
という点を確認できるので、非常に重宝する機能です。
そして、もう１つの全体像を確認するための
ボード表示でタスクを状況別に確認しやすい
という点については、
このように、タスクの進捗を
・未着手
・処理中
・処理済み
・完了
などの状況別に、
わかりやすく把握することができます。
これらを活用することで、
タスクの全体像を把握しやすくなり、
社内のMTGでも活用できるので、
タスク管理サービスを導入することをオススメしています。
タスク管理サービスを導入したいなら、Backlogというサービスがオススメ
業務効率化を考えていく中で、
タスク管理サービスの重要性を理解して、
紙ベースやExcelなどでまとめるよりは、
タスク管理サービスを導入した方が良さそうだなぁ。
ただ、どのタスク管理サービスを導入したら良いかな。
と考え始めた時、
１番オススメするタスク管理サービスが、
Backlog（バックログ）
というサービスです。
タスク管理サービスに必要な、
・タスク毎に開始日や終了日、担当者などが設定できる
・タスクの状況をわかりやすく確認できる
という点で非常に使いやすく、
実際に現場に入れて効率化できたので、
このサービスをオススメしています。
どのようにオススメなのかは、
以下の記事にまとめていますので、参考にしてください。
【担当者向け】社内のタスクを管理するならBacklogがオススメな理由
業務効率化のためのオススメの記事
担当者として業務効率化を考えると
社内の色々な面で改善していかないといけません。
そんな業務効率化に関しては、
それぞれの会社の状況もありますが、
共通して効率化できることとしては、
・タスク管理の導入による効率化
・不要な固定費の削減
・資料作成ツールの導入による効率化
などがあります。
これらに関して、
オススメのサービス、または対応の方法があるので、
以下の記事を参考にしてください。
【担当者向け】社内のパソコンやサーバの運用費用でコストカットすべきこと
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それを活用することで学習や業務などが効率化できるので、
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