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【現場エンジニアが語る】リモートワークで社内の情報管理に使いたいオススメのサービス

社内だけで業務を行うのであれば、

社内にファイルをアップロードするサーバを用意して、

その中で管理すれば良いです。

ただ、リモートワークで業務で使うファイルなどを

管理していく上では、

自社でアップロードできるサーバを準備・管理するよりも、

サービスを活用することで利便性が飛躍的に向上します。

実際の情報システムの担当者、

また、サービス導入を検討することになった担当者に、

少しでも参考になれば幸いです。

リモートワークでサービスを活用するメリット

社内で扱う情報をリモートワークで共有していく中で、

情報を管理・整理しておく

ということは非常に重要です。

この情報の管理・整理に関して、

サービスを活用することで、

  • 情報の追加/変更などの「操作履歴」が残せる
  • 情報が「わかりやすく」管理できる
  • 管理したいユーザーなどを簡単に変更できる

という3点が、

サービスを活用するメリットとして挙げられます。

このそれぞれのメリットを説明します。

情報を管理していく上で、

「誰が」情報を残したのか

「いつ」情報を残したのか

「なんのために」情報を残したのか

ということを残しておくことは重要です。

この、「誰が」「いつ」「なんのために」という、

その情報を残す目的が明確になる

という点が非常に大きなポイントです。

情報が積み重なった時に、この残す目的がわかる「操作履歴」が、

しっかりとわかるということが、情報を管理していくことを助けます。

情報を管理していく中で、

情報が「わかりやすく」管理されているのか

という点は重要です。

情報が増えれば増えるほど、

どこに情報があるのかを探す時間

に多くの時間を使う可能性が高くなります。

そんな時に、

情報を管理するサービスを活用することで、

情報を管理しやすい画面/操作で簡単に情報を探すことができる

ということが、

不要な情報を探すという時間の短縮にもつながり、

業務の効率化にも繋がります。

情報を管理していく中で、

社員をユーザーという単位で管理する

ということが重要です。

そして、

そのユーザーという単位で、

ファイルをアップロードするなどの権限

を設定します。

そんな権限の追加・変更を行うことは、

サービスを活用することで、

情報システムの担当(エンジニア)に頼まなくても、

管理をしたい担当者」が、簡単に変更することができる

ということが、

社員や業務に関わるメンバーを追加したい時など、

時間をかけず、簡単にできるので、

運用が非常に楽に行うことに繋がります。

リモートワークで社内の情報管理に使いたいオススメのサービス

Google Drive(Google ドライブ)

Google Drive(ドライブ)は、

様々なファイルをアップロードでき、

このような、色々な種類を管理することができます。

様々なファイルをアップロードできるだけでなく、

Excelを例にすると、

「スプレッドシート」と呼ばれる、

同じようなものを作成することができます。

ちなみに、

こんな感じで、

今までExcelを使っていた人でも、

同じように使うことができます。

使うにあたって、

  • 無料で15GBの保存容量が使える
  • 権限の設定も簡単

ということがポイントなので、

簡単に説明します。

15 GB の保存容量を無料で使える

ファイルをネットワーク上に保存するためには、

通常は料金が発生します。

ただ、このGoogleドライブは、

15 GB の保存容量を無料で使える

ので、まずは試してみましょう。

権限の設定も簡単

Googleドライブの、

ファイルやフォルダの権限設定も非常に簡単です。

具体的には、

このように共有もメールアドレスを設定するだけ、

また、権限の設定も、

このように、

一般公開も含めて、簡単に変更ができます。

Backlog(バックログ)

Backlog(バックログ)は、

  • タスクの管理が簡単
  • ガントチャートでスケジュール管理が可能
  • Wikiとして情報が管理可能
  • Gitの管理も可能

というメリットがあり、

情報管理をするサービスの中で、

非常にオススメできるサービスです。

タスクの管理が簡単

Backlogはタスクの追加も簡単にでき、

担当者や優先度など、

このように基本的な設定項目は網羅されているので、

タスク管理を簡単に行うことができます。

ガントチャートでスケジュール管理が可能

登録したタスクは、

引用:Backlogのヘルプセンター

このようにわかりやすく、

ガントチャート表示ができるので、

スケジュール管理としても活用できます。

Wikiとして情報が管理可能

様々な情報はWikiとしてまとめることで、

資料としてまとめることができます。

実際のWikiへの登録も、

このように使いやすい登録画面があるので、

一般職の方でも簡単に登録を行うことができます。

Gitの管理も可能

現場でシステムなどに関して、

資料などをまとめるのと合わせて、

「Gitを管理したい」

という要望はよくあります。

そんなGitに関しても、

このように、リポジトリの登録など、

簡単に行うことができるので、

社内のシステム開発を行なっている企業にもオススメです。

GoogleドライブとBacklogの併用もオススメ

ここまで、オススメできるサービスとして、

「Googleドライブ」と「Backlog」

の2つを紹介しました。

どちらかのサービスで、

ある程度の業務に関しては、

運用を踏まえて対応はできます。

片方を選んで導入して頂いても良いですし、

2つのサービスを併用して管理する

という方法もオススメです。

BacklogのWikiではまとめにくい部分を、

Googleドライブのスプレッドシートなどにまとめるなど、

方法は色々と可能なので、

それぞれの現場にあった形で導入を試してみましょう。

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