【担当者におすすめ】社内のドキュメント整理は共有が「必要」なファイルだけ共有ドライブに保存しよう
各種の社内資料など、
組織内でシェアした方が良い資料は、
シェアした上で、
共有できる場所に保存しておくことが、
ドキュメントの整理や運用の面でも、
非常におすすめの方法です。
管理する立場として、
どのようにドキュメントをまとめて、
シェアしていくのか、
また、共有ドライブなどに保存していくのか、
おすすめの方法を紹介していきます。
【担当者におすすめ】社内のドキュメント整理は共有が「必要」なファイルだけ共有ドライブに保存しよう
ドキュメント整理で共有管理するために大切なこと
ドキュメント整理をしていく上で、
まず、把握しておくことは、
- 全体でどのくらいのドキュメントがあるのか
- ドキュメントを分類した時のカテゴリ
- 各カテゴリごとのドキュメントの数・サイズ
という情報です。
この辺りの情報によっては、
例えば、
画像が多いカテゴリがある場合は、
サイズを必要とするため、
そこを切り分けて、
それだけを切り分けてシェアするという考えもあります。
それらを考えた上で、
ドキュメント整理として、
共有ドライブなどで管理すべき資料としては、
組織内で「共有」する必要があるドキュメントのみ
ということがおすすめです。
この「共有」する必要があるという点では、
- 複数人で情報を管理する必要があるドキュメント
- テンプレートとして活用するドキュメント
というドキュメントに絞って、
ドキュメント整理をすると良いでしょう。
整理するドキュメント自体を絞ることで、
- 不要なドキュメントが少なく、サイズが小さくなりやすい
- 数がすくないことで、検索性が上がりやすい
などのメリットがあるので、
ドキュメント運用の面でも、
非常に有効に共有ドライブなどを活用できます。
どのようなフォルダ分類で管理するのがおすすめ？
ここまで説明した共有が必要なドキュメントに関して、
実際にドキュメント整理をする上で、
どのようなフォルダで分類をして、
整理するのが良いのかは大切なポイントです。
このフォルダ分類については、
- 「共通」と「小さな組織ごと」で分ける
- 各フォルダの階層は、５階層目までに抑える
という２つの点を、
意識して取り組むことがおすすめです。
まず、
「共通」と「小さな組織ごと」で分ける
という点に関しては、
イメージとして、
このようなフォルダ構成で、
「共通」のフォルダを１つ設け、
それ以外は、組織ごとに分類する形がおすすめです。
また、
各組織のフォルダの中身として、
フォルダの階層は、５階層目までに抑える
ということです。
ここでいう階層に関しては、
このような、
フォルダの中で、
さらにカテゴリごとに分類することで、
上記のような画像のイメージのことを指します。
この階層に関しては、
５階層までに抑えた方が良いですが、
この５階層は、組織が大きくなって、
ドキュメントも増えてきた時のことを想定しており、
組織の数や規模、ドキュメントの量にもよりますが、
理想としては、３階層目までに抑える
と考えておくと良いでしょう。
階層を深くしすぎないことで、
- 分かりやすい階層構造で理解しやすい
- 階層が浅いので資料を探す手間が減りやすい
というメリットがあるので、
階層を深くしすぎないことは、
意識して取り組むと良いでしょう。
ドキュメントの保存先としておすすめは？
実際にドキュメントを整理する上で、
共有できる場所として、
どこに保存するのがおすすめなのか。
この点については、
様々なサービスがありますが、
Google ドライブ
にまずは保存していくと良いでしょう。
Googleドライブに関しては、
- 基本的に無料で使うことができる
- ドキュメントの共有設定管理が可能
- 出張時などでもネット環境があれば参照可能
などのメリットがあるので、
まずは、Googleドライブを活用して、
ドキュメントの共有管理を行うのが良いでしょう。
シンプルな情報の管理については別で管理もおすすめ
ドキュメント整理をする上で、
共有フォルダとしてまとめるまではないけれど、
シンプルな各種情報を共有管理したい
という要望はよくあります。
この要望に関しては、
Backlog（バックログ）
というサービスが、
一番、使いやすく、
様々な機能も併せて使用できるのでおすすめです。
このBacklogというサービスについては、
以下の記事にまとめているので、参考にしてください。
ピックアップ
こちらもおすすめ
初心者向けの色々な情報はあるけれど、
- 無料でお試しができるスクール
- ホームページなど簡単に作成できる
- 組織で使いたいサービス
について、
少しでも試して良いものがあると、
それを活用することで学習や業務などが効率化できるので、
おすすめのサイトなどをいくつか紹介しておきます
