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【現場エンジニアが語る】社内に内製の新規システム導入を進めるために踏むべきステップ

【現場エンジニアが語る】社内に内製の新規システム導入を進めるために踏むべきステップ

社内の業務において、

大きいサービスを入れるほどではないけれど、
今、手作業でやっているものをシステム化したいな。

という要望は常に出てきます。

そんな要望に関して、

担当者は社内のエンジニアとのやり取りの中で、

うーん、ちょっと業務の効率化で、
社内用に独自のシステムをちょっと作って欲しい。

業務効率化のためにシステムを構築することは、
エンジニア側としては特に問題はないですね。

このようなやり取りの中で、

少人数のみで、新規のシステム開発に走ることがあると思います。

しかし、

このやり方をした時に、

・決裁権のある人物に話が通っていない

・業務をする現場の人間にヒアリングができていない

という2点がきちんとできていないと、

この業務改善のための新規システムの開発や導入が、

うまくいかないということは多いです。

そんな中で、

業務効率化の担当になったのですが、
どのように話を進めていけば良いでしょう。
そもそも、誰を押さえて、何を伝えるのか….。

という困った方のために、

社内に自作の新規システム導入を進めるために踏むべきステップ

として、

上記2点をどのようにステップを踏んでいくのか、

どのようなことに注意した方が良いのか。

この辺りを説明していきます。

【現場エンジニアが語る】社内に自作の新規システム導入を進めるために踏むべきステップ

社内システムで抑えるべきキーパーソンは2人

社内システムとして、

新規に作るシステムを考えていく中で、

押さえておくべきキーパーソンが2人います。

それが、

・決裁権のある人物

・現場の責任者

の2人です。

この2人に関しては、

新規システムを導入するための壁になる可能性がある

ということが理由です。

例えば、決裁権のある人物だと

あのね、業務効率化は進めて欲しいけど、
前もって話を通しておいて欲しいのと、
本当に効率化につながるの?
システムに関するコストだけ増えない?大丈夫?

という感じで、

社内の新規システムの導入の道が、

閉ざされてしまうことがあります。

ですので、

まずは、この2人のキーパーソンが、

社内の新規システムの導入において、

重要な人物であることを理解しておきましょう。

はじめに現場の担当者に「軽め」のヒアリングを行う

実際に新規システムを導入することを考え始めた時、

いきなり決裁者に話を通しても、

何も決まっていないのに、
業務効率化のために、「導入していいよ」とは言えないよ。

と止まってしまうことが多いです。

そのため、

この決裁者に話を通す前に、

事前に現場の責任者に話を通して、仕様の大枠を決める

ということが大切です。

ここで大切なのが、

仕様の「大枠」を決めることであって、事細かな仕様を全て決める必要はない

ということです。

あくまで、

業務効率化として、

・現場で解決したい課題は何か

・新規システムでそれがどのように改善するか

を決めることが大切です。

そのためにも、

まずは、現場の責任者と「軽め」の打ち合わせを行い、

新規システムの仕様の「大枠」を決めることに取り組みましょう。

決裁権のある人物には、新規システム導入前後の「想定」した業務改善の「数値」を示す

新規システムの仕様の「大枠」が決まったら、

次に行うのが、

決裁権のある人物に新規システム自体を「導入する」方向に決めてもらう

ということです。

そのために重要なことは、

新規システム導入前後の「想定」した改善される「数値」を示す

ということです。

新規システムの導入の際に、

業務効率化の具体的な数値がないと

「頑張ります」「良くなります」だけだと、
業務改善で新規システムを入れるわけにはいかないね

と判断されてしまうので、

具体的な数値を提示することは大切です。

できる限り期間をかけず、プロトタイプを作り、キーパーソンにデモをする

決裁者から具体的に社内向けの新規システムに関して

導入の方向で進めて良いという了解が得られた時、

ヒアリングのみで仕様を細かく決めるべきではない

ということが言えます。

そのために最も有効なのが、

簡単で良いので動くプロトタイプを作成してデモをする

ということです。

プロトタイプがなく、仕様書だけで話を進めると

あれ、仕様書に書いてはあるけれど、
現場で自分が使う上ではイメージが違うな

ということになりやすいので、

それを防ぐ意味でも、

プロトタイプで動くものを見せることは有効なのです。

プロトタイプをもとに、現場と細かな仕様決めを行い、プロトタイプに反映させる

簡単に動くプロトタイプができたら、

そのプロトタイプをベースとして、

現場でヒアリングしながら、「都度」、プロトタイプに反映させる

ということを行いましょう。

実際に、ヒアリングで把握した要望を

プロトタイプに反映させて確認してもらうことで、

実際に使うことを想定したシステムに近づいていく

というメリットがあります。

細かなことなど、

プロトタイプとしての動くものがあることで、

あー、現場的には、〇〇の部分は、
△△ではなくて、□□の方が良いですね。
あと、作ってもらっているXXXXの部分は必要ないです。

このように具体的な指摘を得られるので、

改善のスピードも上がり、

現場で求められるものにより近づいていきます。

プロトタイプがある程度、形になったら、テストも含めたスケジュールを策定し、キーパーソンに伝える

ヒアリングを行い、プロトタイプを改修することで、

プロトタイプがある程度、形になったら、

社内の実運ように向けてのスケジューリング

を行っていきましょう。

なぜ、

このプロトタイプがある程度、形になってから、

スケジュールを決めるのかというと、

プロトタイプがない状態で仕様だけでスケジュールを組むと失敗する

ということが多いです。

外注して作ってもらうシステムなどは、

細かな仕様などを決めて、

先に納期まで決めた上で進めますが、

自社内でシステムを作る場合、社内都合によってスケジュールが狂うことがある

ということが理由としてあります。

例えば、

あー、まだ、
社内用の新規システムの開発は進んでいないだろ。
それなら、〇〇があるから、そっちをやってくれ。

と決裁者の方から、

他の要望を振られたりすることがあります。

それが、ある程度、形になったプロトタイプがあれば、

多少、社内都合でスケジュール調整しても、

大きなズレはなく、実運用に持っていくことができます。

このような理由から、

実際にプロトタイプが形になってから、

社内の実運用のスケジュールは組むようにしましょう。

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