【テレワーク】リモートで働くときに、タスクを細かく分割しておくべき理由
会社に行かずに、
シェアオフィスなどのレンタルオフィスや、
在宅として自宅で業務をすることは多くなっています。
そんな中で、
遠隔で業務をやっているのだけれど、
自分が任されている業務の成果を
どのように相手に理解してもらえれば良いのかな
ということを不安に思ったり、
伝える方法を迷ったりする方も多いです。
相手に自分の業務の成果を、
遠隔で業務をしている中で、正確に伝えるためには、
タスクを細かく分割して、タスクの進捗状況を伝える
ということがオススメです。
実際に遠隔業務での成果を伝えることに関して、
初心者から質問を受けた際は、
遠隔での業務の中で、
ある程度のボリュームで業務を任された時、
細かくタスクを分割しないと、
「終わった」「終わってない」の二択で、
相手がこちらの状況を理解してくれないことに繋がるので、
タスクを細かく分割して、相手に伝えると良いでしょう。
という感じで、
細かくタスクに分割するように伝えています。
伝える側も、伝えてもらう側のどちらも、
遠隔では細かくタスク分割することで、
状況の共有など、理解がスムーズになるので、
是非、タスクを細かくして成果の共有をしていきましょう。
【テレワーク】リモートで働くときに、タスクを細かく分割しておくべき理由
遠隔での業務は、仕事を任せた相手が、「本当に作業をしているか」疑心暗鬼になることがある
リモートワークなどで、
様々な方に遠隔で業務を頼むと、
この前、依頼したあの業務は、
本当にうまく進んでいるのだろうか。
そもそも、きちんと業務をやってくれているのかな。
という感じで、
依頼をした担当者の方が、
実際に業務をリモートワークなどで対応している方に対して、
非常に疑心暗鬼になってしまうことがあります。
特に、
・入社したばかりの方
・業務の経験が浅い方
などには、
その疑心暗鬼の度合いが強くなります。
そんな疑心暗鬼に関しては、
業務を完全任せているので、状況が見えないので疑心暗鬼になっている
ということが原因の1つである事が多いです。
そのことも踏まえても、
任された業務は、細かくタスクに分割して、
どのようなタスクがあるのかを、
わかりやすく担当者に見せることは大切です。
業務を細かくタスク管理することで、進捗状況の共有を行いやすくできる
任された業務を細かくタスク管理することで、
どのようなメリットがあるかというと、
１番の大きなメリットは、
タスクを管理することで進捗状況の共有が行いやすくなる
ということです。
タスクを細かく分割して、
それぞれの進捗状況などを把握しておくことで、
例えば、スケジュールとして一覧にすると、
このようにスケジュールとして、
どのような状況にあるのかを把握する事が簡単になります。
ここで押さえておきたいこととして
スケジュール通りに進まないときは、業務を進めている作業者側の問題とみなされる事が多い
という事です。
任せている側からは、細かくタスクを分割して、
状況を共有してあげないと、
何かわからないけど、あの人は業務がリモートだと進んでいないように感じるな。
と間違った認識を持たれる事があるので注意です。
この担当者の間違った認識になることを防ぐためにも、
細かくタスク管理をして、状況を共有するようにしましょう。
業務をブラックボックスにしすぎると、自分に何かあった時にヘルプを求めにくい状況になる
細かくタスク管理することのメリットを説明しましたが、
一方で、デメリットも把握しておきましょう。
この細かくタスク管理をするのとは逆に、
タスク管理せずに、
自分に任せられた業務の全体が、「終わった」か「終わっていない」という二択
になってしまうと、
自分に何かあった時に、他の人に任せるのが困難になっている
という事が大きなデメリットになります。
これは、
実際に他の人に対して、
自分に任せられた業務のヘルプを、
「担当者」が「自分以外の他人」にお願いしようとした際、
そもそも状況がわからないので、業務のヘルプを出しづらい
ということがネックになります。
そして、
他人に任せられないから、担当者としては、
細かな状況がよくわからないから、
困っているのはわかるけれど、
なんとか、君にやってもらうしかない。
という結論になってしまう可能性があり、
困っている自分自身の首を絞めることに繋がります。
このデメリットを考えても、
リモートで任せられた業務は、
細かくタスク管理をすることで、
進捗状況などをわかりやすく共有しておきましょう。
リモートワークなどで細かくタスク管理をする時にオススメの方法
リモートワークなどで、
遠隔で社員の方や外注の方に作業を任せるとき、
任せた業務のタスクをわかりやすく管理することが大切
であると言えます。
そんなリモートワークなどでの業務のタスクを管理するためには、
・タスクの担当者を管理できる
・タスクの優先度を管理できる
・タスクの開始日、終了日を管理できる
など、
タスク管理を行っていく上でも、
タスク毎にわかりやすく状況を設定、管理できること
が必要です。
そのようなタスク管理に関しては、
Excelなどで管理する企業もありますが、
クラウド上で使いやすいサービスがあるので、
そのサービスを使うことをオススメします。
１番のオススメのサービスは、
Backlog（バックログ）
というサービスなので、
以下の記事も参考にして試してみてください。
【担当者向け】社内のタスクを管理するならBacklogがオススメな理由
遠隔で業務効率化を考えている方にオススメの記事
社内のシステム担当になった方や、
業務改善化を進めないといけなくなった担当者の方には、
業務のリモート化に対する対策など、
色々なシステムの導入などを検討する方が多いです。
そんな方に向けて、
リモート化でのオススメのサービスや、
業務効率化のための方法などオススメの記事を紹介します。
【担当者向け】システム担当者になって業務効率化を求められた時に取り入れたいこと
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少しでも試して良いものがあると、
それを活用することで学習や業務などが効率化できるので、
おすすめのサイトなどをいくつか紹介しておきます
