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社内情報の整理で、Backlogの機能が豊富でよかった件

社内情報が整理できていないと、

何かと聞かれた時や、

自分自身が確認するときなど、

無駄な時間が発生することがよくあります。

そのような社内の情報は、

あのシステムのログインのURLってなんでしたっけ?

とか、

このタスクっていつ終わるんでしたっけ?

というようなことが、

社内情報や各種ステータスなどを含めて、

色々とシステム管理の方に流れてくることが多いです。

そんな中で、

社内情報の整理をしていく中で、

「Backlog」

を使って整理していました。

イメージとしては、

こんな感じで、

実際はもう少し、細かくファイルが分かれていますが、

「〇〇に関するURLの一覧」

のような感じで、

そのファイルを開くと、

イメージとしては、

こんな感じで、

  • 対象の概要
  • 対象のリンク

という感じで、

すごくシンプルな形で、

一覧形式にまとめるような運用でした。

社員ごとにまとめ方が違うなどの問題が発生

上記のような形で、

Googleドライブの中で、

スプレッドシートが、

上記のように、

「〇〇についての一覧」

みたいなファイルがたくさん増えていきました。

そうなっていくことで、

何が問題になってくるかというと、

「社員ごとにファイルのまとめ方が違う」

という点と、

「記載している内容が重複している」

ということが大きく問題となりました。

特にまとめ方が違うという点の方が、

確認をする上でも非常に大変でした。

整理するために「Backlog」を導入

そもそも、

情報を管理していく中で、

Googleドライブの中で、

スプレッドシートで管理していくと、

  • ファイルが無限に増えていく
  • プロジェクト単位などでフォルダ分けが面倒
  • 決まったフォーマットを作るのが面倒

などの問題があったので、

外部ツールを色々と検討する中で、

この「Backlog」というツールを、

社内情報の整理のために導入しました。

導入理由として、

実際にメインで使う機能としては、

  • 各種リンク等を整理するための「Wiki機能」
  • タスク等を管理するための「タスク管理機能」

の2つの機能が、

すごく使いやすそうで、

導入することにより、今までの煩雑な情報管理が、

1つのサービスで管理できると考えたからです。

各種リンク等を「Wiki」機能でわかりやすく管理

BacklogのWikiの機能を使って、

実際のWikiのページを作ると、

Backlogのサイトより一部引用

このような感じで、

わかりやすく情報を整理することができます。

また、

BacklogのWikiは、

Markdownという書き方を使っており、

最初は慣れるまでが大変ですが、

一般社員でも使い方に慣れていくことで、

いろいろな書き方で整理することができるので、

各プロジェクトや内容ごとに、

フォーマットを決めて管理していくことができます。

社内では、

「〇〇をまとめるための参考ページ」

みたいな形で、

対象のWikiページを作るための雛形のページを、

いくつか準備しておくことで、

必要な情報だけ書き換えると良い状態にして、

運用も楽になるように取り組んでいます。

タスクなどは、Backlogの「タスク管理」の機能でわかりやすくなった

社内のTodoやタスクなど、

スプレッドシートに、

内容とステータスなどを書いていましたが、

内容が増えていく中で、

  • タスクのステータス管理が大変
  • 自分が対象のタスクがわかりにくい
  • タスクごとにメモが残しにくい

ということが、

スプレッドシートで運用していくなかで、

問題になることが多かったです。

この点を解消するために、

Backlogの「タスク管理」を使うことで、

Backlogのサイトより一部引用

このように、

タスクをわかりやすくステータスごとに色がついていたり、

Backlogのサイトより一部引用

という形で、

変更された内容が、

Backlogの管理画面に入ると表示されており、

メールでも通知が来るので、

自分自身が対象の内容がわかりやすく、

対応漏れもすごく減ったので、

非常に効果的だったと思います。

また、

それぞれのタスクを、

Backlogのサイトより一部引用

という形で、

  • タスクの「開始日」
  • タスクの「終了日」

を入れておくことで、

プロジェクト内のタスクに関して、

Backlogのサイトより一部引用

このように、

シンプルにわかりやすく表示してくれるので、

ミーティングの際の進捗確認や、

これからのスケジュールの相談など、

すごく便利で助かる部分が多かったです。

Backlogで使いこなせてない機能もまだある

実際に社内にBacklogを導入してから、

社内の情報管理に関しては、

以前よりも、情報共有がスムーズになったと思います。

この記事で紹介した機能以外にも、

いくつも便利な機能があり、

Backlogの公式サイトに紹介されていますので、

気になる方は、公式サイトの機能情報を確認したり、

無料で試したりするなど、運用に活用できるか試してみると良いですね。

社内で運用してみて、

色々と、「こういう風な運用になった」などはあるので、

その辺りも、これから共有していければと思います。

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