管理ツールとしてGoogle Workspaceを使い始めた件
管理ツールとして、
「Backlog 」を使っていたけれど、
- メールサイズの問題に悩んでいた
- メールアドレスの管理方法を使いやすいものにしたかった
ということがあり、
いくつかサービスなどを検討していましたが、
Googleが提供している
「Google Workspace」を使うようになって、
アカウントの管理が、
すごく簡単で便利になったので、
使ってみると便利なツールだなと感じています。
実際に最初に使い始める前は、
アカウント情報が管理できていないまま
という状況が起きていて、
組織に新しい人が入ったけれど、
新規の設定等がすごく面倒だなぁ…
ということや、
いなくなった人のアカウントを、
きれいにしないといけないけれど、
管理が面倒で大変だなぁ
みたいな感じで、
色々と管理するのが面倒でしたが、
実査に使い始めてみると、
使う頻度は多くないですが、
個人的にすごく楽になったので、
その辺りの経緯など、
この記事に残しておきます。
アカウントが無造作に作られていた
自分がシステム周りを対応し始めて、
組織内でメンバーが使うアカウントを確認していたら、
アカウントの作成に関しては、
アカウント情報が、
それぞれの人が個別に作って、
誰がどのアカウントを使っているかわからない
という状態で、
すごく驚いたことを覚えています。
実際に、
この辺りのことを管理しないまま、
運用を続けているところも多いかもしれませんが、
自分がシステム周りを整備し始めていくなかで、
どうにかしたいなというところを考えて、
「Google Workspace」が選択肢に上がってきました。
選択肢に上がってきた理由としては、
無造作に作られているアカウントの中で、
Googleアカウントが個人アカウントをそのまま使う人もいた
ということが大きな要因でした。
この点に関しては、
- 社内でGoogleドライブを使う運用にしていた
- スプレッドシートが組織内で１番使うツールだった
ということが、
この問題を発生させている理由で、
この運用自体は変えたくなかったため、
管理しやすい形で、
アカウント情報を整理することになりました。
Googleアカウントをドメインと結びつけて整理することにした
実際に、
Googleアカウントを整理することにしたときに、
どのように整理しようと考えましたが、
今のまま、それぞれが使っているアカウントをどこかにまとめる
という方法か、
作成できるアカウントを絞って管理してまとめていく
という方法で悩みましたが、
最初の方法でまとめ始めると、
結局、
まとまっているように見えて、
それぞれのメールアカウントがバラバラに見える…
ということを、
将来の自分が悩み出しそうだったので、
作成できるアカウントを絞って管理してまとめていく
という方法で取り組むことにしました。
メールの容量と重すぎる問題も合わせて解決したかった
Googleのアカウントが無造作に作られて、
整理されていなかった問題に合わせて、
もう１つ、解決したい問題がありました。
それが、
メールの容量が重すぎて、メールツールで開けないことがあった
ということです。
これに関しては、
組織内で使っていた状況として、
- 国内大手のメール管理ツールメールクライアントツールを使っていた
- メールクライアントツールも合わせて使っていた
という状況で、
それぞれのメンバーが、
違うツールも使っていたこともありますが、
１つ、大きな点として、
過去のメールをどうしても残したいメンバーがいる
ということが、
メールの容量の問題を発生する１つの要因でした。
この点に関しては、
どうしても対応する必要があり、
過去メールを残しながら、
大容量でも対応できるメール環境が必要
という状況になり、
Google Workspaceを調べて、
というプランを導入して、
メールのクライアントもGmailに統一する
という対応で、
メールが重すぎて、
開けないという問題に対応しました。
やはり容量の大きなデータの扱いという点で、
Googleが提供しているサービスは、
- メール件数が多くなっても速度が快適
- メール件数が多くても検索が快適
という点が、
使っていく中で、
すごく優れていて使いやすいなと感じました。
同じドメインにまとめて、Google Workspaceで管理することで楽になった
メールの問題は解決して、
Google Workspaceで管理していくことで、
個人的に１番、楽になった点としては、
使用しているアカウントが一覧で簡単に管理できる
という点でした。
具体的には、
という感じで、
一覧として管理できるので、
いま、組織でメンバーが使っているアカウントは、
どうなっていたんだっけな
ということを確認するときなど、
すごく便利になりました。
Google Workspaceの導入・活用の始め方
Google Workspaceの導入方法や、
実際の活用の始め方については、
以下のサイトを参考にしてもらえればと思います。
ピックアップ
こちらもおすすめ
初心者向けの色々な情報はあるけれど、
- 無料でお試しができるスクール
- ホームページなど簡単に作成できる
- 組織で使いたいサービス
について、
少しでも試して良いものがあると、
それを活用することで学習や業務などが効率化できるので、
おすすめのサイトなどをいくつか紹介しておきます
