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【担当者におすすめ】社内のドキュメント整理は共有が「必要」なファイルだけ共有ドライブに保存しよう

各種の社内資料など、

組織内でシェアした方が良い資料は、

シェアした上で、

共有できる場所に保存しておくことが、

ドキュメントの整理や運用の面でも、

非常におすすめの方法です。

管理する立場として、

どのようにドキュメントをまとめて、

シェアしていくのか、

また、共有ドライブなどに保存していくのか、

おすすめの方法を紹介していきます。

【担当者におすすめ】社内のドキュメント整理は共有が「必要」なファイルだけ共有ドライブに保存しよう

ドキュメント整理で共有管理するために大切なこと

ドキュメント整理をしていく上で、

まず、把握しておくことは、

  • 全体でどのくらいのドキュメントがあるのか
  • ドキュメントを分類した時のカテゴリ
  • 各カテゴリごとのドキュメントの数・サイズ

という情報です。

この辺りの情報によっては、

例えば、

画像が多いカテゴリがある場合は、

サイズを必要とするため、

そこを切り分けて、

それだけを切り分けてシェアするという考えもあります。

それらを考えた上で、

ドキュメント整理として、

共有ドライブなどで管理すべき資料としては、

組織内で「共有」する必要があるドキュメントのみ

ということがおすすめです。

この「共有」する必要があるという点では、

  • 複数人で情報を管理する必要があるドキュメント
  • テンプレートとして活用するドキュメント

というドキュメントに絞って、

ドキュメント整理をすると良いでしょう。

整理するドキュメント自体を絞ることで、

  • 不要なドキュメントが少なく、サイズが小さくなりやすい
  • 数がすくないことで、検索性が上がりやすい

などのメリットがあるので、

ドキュメント運用の面でも、

非常に有効に共有ドライブなどを活用できます。

どのようなフォルダ分類で管理するのがおすすめ?

ここまで説明した共有が必要なドキュメントに関して、

実際にドキュメント整理をする上で、

どのようなフォルダで分類をして、

整理するのが良いのかは大切なポイントです。

このフォルダ分類については、

  • 「共通」と「小さな組織ごと」で分ける
  • 各フォルダの階層は、5階層目までに抑える

という2つの点を、

意識して取り組むことがおすすめです。

まず、

「共通」と「小さな組織ごと」で分ける

という点に関しては、

イメージとして、

フォルダ構成のイメージ

このようなフォルダ構成で、

「共通」のフォルダを1つ設け、

それ以外は、組織ごとに分類する形がおすすめです。

また、

各組織のフォルダの中身として、

フォルダの階層は、5階層目までに抑える

ということです。

ここでいう階層に関しては、

フォルダ階層のイメージ

このような、

フォルダの中で、

さらにカテゴリごとに分類することで、

上記のような画像のイメージのことを指します。

この階層に関しては、

5階層までに抑えた方が良いですが、

この5階層は、組織が大きくなって、

ドキュメントも増えてきた時のことを想定しており、

組織の数や規模、ドキュメントの量にもよりますが、

理想としては、3階層目までに抑える

と考えておくと良いでしょう。

階層を深くしすぎないことで、

  • 分かりやすい階層構造で理解しやすい
  • 階層が浅いので資料を探す手間が減りやすい

というメリットがあるので、

階層を深くしすぎないことは、

意識して取り組むと良いでしょう。

ドキュメントの保存先としておすすめは?

実際にドキュメントを整理する上で、

共有できる場所として、

どこに保存するのがおすすめなのか。

この点については、

様々なサービスがありますが、

Google ドライブ

にまずは保存していくと良いでしょう。

Googleドライブに関しては、

  • 基本的に無料で使うことができる
  • ドキュメントの共有設定管理が可能
  • 出張時などでもネット環境があれば参照可能

などのメリットがあるので、

まずは、Googleドライブを活用して、

ドキュメントの共有管理を行うのが良いでしょう。

シンプルな情報の管理については別で管理もおすすめ

ドキュメント整理をする上で、

共有フォルダとしてまとめるまではないけれど、

シンプルな各種情報を共有管理したい

という要望はよくあります。

この要望に関しては、

Backlog(バックログ)

というサービスが、

一番、使いやすく、

様々な機能も併せて使用できるのでおすすめです。

このBacklogというサービスについては、

以下の記事にまとめているので、参考にしてください。

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